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Manual gráfico · Protección de datos
Protección de datos de la plantilla, en una página.
Toda empresa que tiene personas contratadas trata sus datos. Tiene que informarlas, llevar el registro de actividades y proteger esa información, también la que maneja la gestoría.
01 · ¿Te obliga?
Según el tamaño de tu plantilla.
Todas las empresas con personas contratadas. La excepción del registro para menos de 250 personas no se aplica, porque la gestión de personal es habitual.
02 · ¿Qué es multa?
Multas de hasta 20 M€.
RGPD, art. 83 · el porcentaje es del volumen de negocio mundial y se aplica la cifra mayor. La Agencia gradúa según el tamaño, la intención y el daño.
Las cifras máximas asustan, pero a una pyme la Agencia Española de Protección de Datos le impone multas de miles de euros, y puede reducirlas un 20 % por pagar pronto y otro 20 % por reconocer la infracción. El riesgo real llega por la queja de una persona trabajadora, a menudo tras un despido.
03 · Lo que tienes que tener
5 cosas, y ninguna más.
Cláusula informativa
Entregada a cada persona: quién trata sus datos, para qué, a quién se comunican y cómo ejercer sus derechos.
Registro de actividades
Un documento interno con cada tratamiento: nóminas, jornada, prevención, selección, cámaras.
Contrato con la gestoría
Si hace las nóminas, es encargada del tratamiento y hace falta un contrato con las cláusulas del art. 28 RGPD.
Confidencialidad
Compromiso firmado por quien maneja datos de personas.
Reglas de dispositivos
Criterios de uso de correo, ordenador y móvil, y aviso de cámaras y GPS.
Es multa, no es multa
Lo que preocupa y lo que no.
Te pueden sancionar si…
- No informar a la plantilla de cómo se usan sus datos
- No tener el registro de actividades
- Poner cámaras sin carteles o en zonas de descanso
- Usar las cámaras para controlar sin haberlo informado
- Dejar que la gestoría trate los datos sin contrato
- No avisar a la Agencia en 72 horas de una brecha de seguridad que pueda suponer un riesgo para las personas
No es infracción…
- No tener delegado de protección de datos (la mayoría de las pymes no lo necesita)
- Pedir el DNI o la cuenta bancaria para la nómina
- Revisar el correo de empresa si la política lo prohíbe para uso personal y se hace con garantías
- Guardar las nóminas cuatro años después de la salida
04 · Si viene la Inspección
Lo que te van a pedir.
- El registro de actividades de tratamiento
- Prueba de que cada persona recibió la información
- El contrato con la gestoría y el servicio de prevención
- La política de uso de dispositivos y los carteles de las cámaras
- Cómo se atendió la petición de la persona que reclama
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